La numérisation aux Archives départementales de Tarn-et-Garonne
(De gauche à droite sur la photo) Camille Viala, responsable des fonds iconographiques et numériques, Emmanuelle Soldan, chargée de numérisation et Delphine Floreck, cheffe du service conservation, nous ouvrent les portes des Archives départementales pour nous faire découvrir les techniques et les possibilités qu'offre la numérisation.
- Delphine, en quoi consiste la numérisation ?
La numérisation permet la reproduction en image numérique d'un document, le rendant ainsi accessible à plusieurs personnes en même temps. Et cette image a l’avantage d’être souvent bien plus exploitable que l’original : on peut zoomer sur les détails, augmenter le contraste, la réutiliser à l’envie. Et d’un autre côté, cela préserve les originaux qui n’ont plus à « sortir » des magasins.
- Quels sont les types de documents numérisés ?
L'atelier des Archives départementales de Tarn-et-Garonne se charge des numérisations courantes pour le public, mais aussi de la numérisation des documents précieux, anciens, fragiles, et souvent complexes à traiter.
Les numérisations les plus couramment demandées concernent des registres de notaires, des services de l’enregistrement ou des hypothèques, de l’assistance publique, etc., c’est-à-dire des sources généalogiques qui permettent de retrouver la trace d’une personne.
Nous menons aussi depuis quelques années une politique de numérisation sur des collections plus fragiles mais très demandées, comme la presse régionale ou les documents iconographiques. Et au fil des classements et des inventaires, nous numérisons tel ou tel document remarquable d’un fonds d’archives communales, d’un chartrier (collection des documents conservée par les anciennes institutions féodales et seigneuriales ou par des institutions religieuses), des travaux d’érudits, ou qui témoigne d’un évènement ou d’une période marquante pour le département.
L’atelier ne peut se charger de l’ensemble de ces projets : nous confions aussi à des prestataires de numérisation les opérations très volumineuses.
- Quel matériel permet la numérisation ?
Il est important d'avoir une infrastructure informatique performante, avec une bonne capacité, car nous créons des fichiers lourds. Il est nécessaire d'avoir des écrans graphiques, qui permettent de mieux juger du rendu des numérisations, ainsi que des scanners professionnels. Nous utilisons un scanner de taille A1, qui permet de numériser tous les documents de grand format ou ceux ayant une épaisseur assez importante, de l’ordre de 20/30 centimètres.
Nous disposons également pour les fonds iconographiques de deux scanners à plat offrant des résolutions élevées, adaptées aux documents iconographiques.
Pour la numérisation des plaques de verre et pour les supports plus anciens, nous avons une table lumineuse que nous utilisons avec un appareil photo possédant un objectif de haute qualité.
- Les documents subissent-ils des modifications ?
Nôtre rôle est de faire de la numérisation patrimoniale. La copie doit être fidèle à l'original, nous ne modifions pas les fichiers numériques qui sont créés, pas de retouches grossières pour rendre le document plus « présentable ». Nous travaillons en haute résolution pour rendre au mieux la texture du document ou l’information qui s’y trouve.
Nous nous assurons également que la numérisation est complète, qu’aucun élément n’a été oublié. Par exemple pour un registre, nous numérisons la couverture, les pages de gardes, ainsi que les pages blanches. Cela montre le document tel qu’il est.
- A quels documents ont accès les Tarn-et-Garonnais ?
Les Tarn-et-Garonnais ont accès via le site internet des Archives départementales à des ressources importantes pour la généalogie : l'état civil, ainsi que les registres paroissiaux antérieurs à l'état civil, les listes de recensements de population, les registres de matricules militaires, les plans du cadastre napoléonien et des registres médiévaux remarquables.
Certains inventaires sont illustrés comme la collection d’estampes ou le fonds privé d’aviateurs du département : Dieudonné Costes et Maurice Bellonte. Mais d’autres ressources sont accessibles sur les postes informatiques de la salle de lecture, telles que les tables de l’enregistrement, les cartes postales, et certains articles de la seconde guerre mondiale très consultés.
Qu'est ce que l'oscérisation ?
L'oscérisation, c'est la reconnaissance optique des caractères. C’est une opération qui s’opère actuellement avec succès sur les imprimés et les archives dactylographiées, et qui se développe sur les écritures manuscrites. Sur le document numérisé, un traitement informatique automatisé va analyser l’image, identifier les zones de texte et détecter les symboles reconnaissables.
Nous contrôlons à la fois la numérisation et l’oscérisation. Les taux de réussite sont souvent autour de 70 à 80 % et c’est déjà beaucoup, car cela facilite vraiment les recherches, dans la presse notamment. Il suffit à l’internaute de taper les mots souhaités dans le champ de recherche. Le moteur de recherche Gallica de la Bibliothèque nationale de France est un bon exemple. On y trouve d’ailleurs quelques ressources conservées par les Archives départementales de Tarn-et-Garonne.
